ADMINISTRASI GAJIH DAN UPAH PEGAWAI

Pengertian Gaji Dan Upah

Pengertian Gaji adalah merupakan balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin, pengawas, pegawai tata usaha, pegawai kantor serta para manajer lainnya. Proses pembayaran gaji biasanya diberikan dalam setiap bulannya. Gaji biasanya tingkatannya lebih tinggi dari pada pembayaran-pembayaran kepada pekerja-pekerja upahan .

Tidak semua orang yang memberikan jasa kepada perusahaan bisa dianggap pegawai atau karyawan sebagai contoh seorang akuntan public, pengacara konsultan manajemen yang memeberikan jasa-jasanya kepada perusahaan demikian juga tukang batu, listrik dll. Mereka semua diberitahu tentang apa yang harus dilakukan tidak berada dibawah perintah dan tidak harus mengikuti petunjuk-petunjuk pemberi kerja mengenai pelaksanaan jasa-jasa itu. Atas jasanya kepada perusahaan mereka diberikan imbalan yang disebut honorarium atau fee.

Pengertian Upah adalah suatu penerimaan sebagai imbalan dari pemberi kerja kepada penerima kerja termasuk tunjangan baik untuk pekerja sendiri maupun keluarganya. Upah Biasanya diberikan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik. Jumlah pembayaran upah biasanya diberikan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.

Didalam ketentuan umum undang-undang ketenaga kerjaan Upah dirumuskan sebagai hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha kepada pekerja atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan, ditetapkan, dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan atau peraturan perundang-undangan termasuk tunjangan bagi pekerja dan keluarganya.

PROSEDUR PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Prosedur dan Form- Prosedur penggajian dan pengupahan di setiap perusahaan tidak sama. Masing-masing mempunyai peraturan. Walaupun berbeda-beda, perusahaan tersebut tidak boleh bertentangan dengan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Prosedur Penggajian dan Pengupahan

1.        Bagian Personalia

·         Menyiapkan daftar gaji dan bukti pembayaran gaji masing-masing rangkap 2, kemudian disampaikan ke bagian umum.

2.        Bagian Umum

·         Meneliti kebenaran daftar karyawan dan jumlah gaji serta perhitungan PPh pasal 21 yang tercantum dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.

·         Setelah disetujui diserahkan ke kasir

3.        Kasir

·         Meneliti kembali penjumlahan angka-angka dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.

·         Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro untuk disampaikan ke bagian keuangan.

4.        Bagian Keuangan

·         Melihat kembali daftar gaji dan bukti pembayaran gaji mengenai jumlah gaji yang akan dibayar dengan jumlah yang tertera dalam cek/giro.

·         Setelah ditandatangani, cek/giro didistribusikan sebagai berikut :

a)      Daftar gaji lembar ke-1 dan bukti bank keluar lembar ke-1 didistribusikan ke bagian Akuntansi untuk dibukukan

b)      Daftar gaji lember ke-2 dan bukti pembayaran gaji lembar ke-1 serta lembar ke-2 serta cek/giro diserahkan ke bagian personalia untuk dibagikan kepada karyawan (uang dan bukti pembayaran lembar ke-1)

c)      Bukti bank keluar lembar ke-2 diserahkan ke kasir untuk dicatat pada daftar kas.

5.        Bagian Akuntansi

·         Setelah menyakini kebenaran berkas gaji, bagian Akuntansi kemudian membukukan transaksi pembayaran gaji.

KOMPONEN – KOMPONEN GAJI.

1. Upah tetap.
A. Upah pokok
Upah Pokok ditetapkan berdasarkan jenis pekerjaan yang dilakukan dan kompetensi pekerja. Upah pokok ini bersifat tetap, tidak boleh turun atau dipotong.
B. Tunjangan tetap.
Tunjangan tetap biasanya diberikan jika ada perbedaan status dan atau adanya tugas tambahan:

• Tunjangan jabatan diberikan pada pekerja yang menempati jabatan struktural dalam perusahaan seperti menjadi koordinator / supervisor / kepala bagian dst.
• Tunjangan komunikasi diberikan kepada karyawan yang menjalankan tugas tertentu yang dalam pelaksanaan kerja membutuhkan banyak komunikasi dengan klien / relasi perusahaan.
• Tunjangan keluarga diberikan kepada pekerja yang telah memiliki tanggungan istri dan atau anak
• Tunjangan kemahalan diberikan kepada pekerja yang ditugaskan ke daerah yang biaya hidupnya lebih mahal dari tempat semula.

Tunjangan tetap dapat berubah jika terjadi perubahan status seperti:

• Tidak mendapat tunjangan jabatan jika ybs tidak lagi menjadi koordinator / supervisor.
• Tidak diberi tunjangan komunikasi jika ybs dipindahtugaskan dan menangani tugas yang tidak perlu komunikasi dengan klien.
• Tunjangan keluarga berkurang jika misalnya anak yang meninggal.
• Tidak mendapat tunjangan kemahalan jika kemudian kembali bertugas ke daerah semula.

dan intinya tunjangan tetap itu tidak dipengaruhi oleh tingkat kehadiran karyawan dan diterima sama setiap bulannya.
2. Upah tidak tetap.
Tunjangan ini bersifat variabel, biasanya diberikan berdasarkan jumlah kehadiran. Jika tidak masuk kerja tidak diberikan, seperti Tunjangan Makan, Tunjangan Transport, Insentif kehadiran dll. Jadi Untuk upah tidak tetap yakni upah yang diterima setiap bulannya tidak selalu sama, karena dipengaruhi oleh tingkat kehadiran.
untuk penetapan komponen – komponen payroll / daftar gaji umumnya di tetapkan berdasarkan company policy masing – masing perusahaan, tetapi secara umum biasanya setiap perusahaan setidaknya mencantumkan komponen – komponen sebagai berikut :

1. Gaji pokok / basic salary.
2. Tunjangan tetap / fixed allowance.
3. Tunjangan transport / Transport allowance.
4. Potongan transport / transport deduction.
5. Potongan Absensi / Absence deduction.
6. Uang makan / Meal allowance.
7. Uang lembur / Overtime.
8. Tunjangan lain – lain / Others allowance.
9. Potongan lain – lain / Others deduction.
10. Tunjangan pengobatan / Medical allowance.
11. Tunjangan Asuransi / Insurance Insentive.
12. Tunjangan Premi Jamsostek / Jamsostek premi allowance.
13. Potongan premi Jamsostek / Charge of Jamsostek premi.
14. Bonus / Bonus.
15. Tunjangan Hari Raya.
16. Tunjangan Pajak / Tax allowance.
17. Potongan pajak / tax cuts.

MENGHITUNG GAJI DAN UPAH SETIAP KARYAWAN

A.    Tambahan Gaji dan Upah

Selain gaji dan upah, karyawan juga mendapatkan manfaat-manfaat lain, misalnya tunjangan istri dan anak, tunjangan jabatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan dsb. Selain itu, kadang ada beberapa perusahaan yang mengharuskan karyawannya untuk lembur. Lembur adalah penyelesian pekerjaan diluar jam kerja yang ditetapkan. Kelebihan jam kerja ini harus mendapatkan kompensasi. Waktu kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaaan, dapat dilaksanakan pada siang hari dan atau malam hari. Waktu kerja yang ditetapkan, misalnya :

1.        Waktu kerja siang hari :

·         7 jam 1 hari, 40 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu

·         8 jam 1 hari dan 5 hari kerja dalam 1 minggu

2.        Waktu kerja malam hari :

·         6 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu

·         7 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 5 hari kerja dalam 1 minggu

B.   Potongan Penghasilan

Selain tambahan penghasilan, setiap karyawan juga mendapatkan potongan-potongan, misalnya pajak penghasilan, iuran pensiun, tabungan hari tua, asuransi, pinjaman dsb. Potongan ini akan mengurangi jumlah penghasilan yang diterima oleh setiap karyawan yang bersangkutan.

3. Formula Perhitungan Gaji dan Upah Karyawan

Berikut ini adalah formula perhitungan gaji dan upah karyawan :

Penghasilan bruto Penambahan : Tunjangan-tunjangan Lembur, dsb Jumlah penghasilan bruto Pengurangan : Pajak Penghasilan Pinjaman Iuran pension Tabungan hari tua, dsb Jumlah penghasilan neto

XXX    XXX + XXX XXX XXX    XXX +

XXX     XXX + XXX    XXX _ XXX